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在分配工作之前，需要把為什么選他完成某項工作的原因講清楚。關鍵是要強調(diào)積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項工作的;還必須強調(diào)你對他的信任。同時，還要讓下屬知道他對完成工作任務所負的重要責任;讓他知道完成工作任務對他目前和今后在組織中的地位會有直接影響。
在解釋工作的性質(zhì)和目標時，要向下屬講出你所知道的一切。不要因為沒有講完所掌握的信息，而給下屬設下工作的陷阱。你要把所有的目標全部擺出來：誰要求做這件工作的，要向誰報告工作，客戶是誰等等。還要把自己在這個工作領域的體驗也告訴下屬。讓他們了解過去的一些事情是怎樣處理的，得到了一些什么結(jié)果等。要讓下屬完全理解體所希望得到的結(jié)果。如果可能，盡量列出事實、數(shù)量和具體目標。那種“這件事需要快辦”的說法不是對工作的充分解釋。
給下屬規(guī)定一個完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環(huán)境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來的，為什么說這個期限是合理的。另外，還要制定一個報告工作的程序，告訴他什么時間帶著工作方面的信息向你報告工作;同時，你也要向他指出，要檢查的工作的期望結(jié)果是什么，使他明確要求。
最后，你要肯定地表示自己對下屬的信任和對工作的興趣。象“這是一件重要工作，我確信你能做好它”這樣的話，可以對下屬發(fā)揮很大的激勵作用。總之要記住，分配好工作，不僅能節(jié)約時間，還可以在職員中創(chuàng)造出一種暢快的工作氣氛。
第六步 檢查下屬的工作進展情況
確定一個評價分配出去的工作進展情況的計劃是很有技巧的事。檢查太勤會浪費時間;對分配出去的工作不聞不問，也會導致災禍。
對不同工作，檢查計劃也有所不同。這主要取決于工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時間的長短。如果某項工作難度很大并且是最優(yōu)先的，就要時常檢查進展情況，每一兩天檢查一次，保證工作成功而又不花費太多時間，這類工作都有一個內(nèi)在的工作進展階段，一個階段的結(jié)束又是另一個階段的開始。這種階段的停起時間也是檢查和評價工作進展情況的最好時間。當你把一件有困難的工作分配給一個經(jīng)驗較少的下屬去做時，不論從必要性還是從完成工作的愿望上來講，多檢查幾次進展情況都是有益的。對這種情況，你可以把檢查工作進展的次數(shù)定為其他下屬的兩倍。除了定期檢查工作以外，還要豎起耳朵傾聽下屬的意見和報告工作進展的情況。要讓下屬知道你對他的工作很關心并愿意隨時和他一道討論工作中遇到的各種問題。
一般地講，你既然把某項工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項工作。因此，每周檢查一次工作也就足夠了，但要鼓勵下屬在有問題時隨時來找你，另外還要讓他們懂得你不鼓勵不必要的打擾。
評價工作進展的方法必須明確。要求下屬向你報告工作是怎樣做的，還有多少工作沒有做完，讓他告訴你工作中遇到的問題和他是怎樣解決這些問題的。最后，你要用堅定的口氣向下屬指明，必須完成工作的期限和達到要求的行動方案，促使下屬繼續(xù)努力工作.
第七步 檢查和評價分配工作系統(tǒng)
當分配出去的工作完成以后，你要在適當?shù)臅r候?qū)ψ约旱姆峙涔ぷ飨到y(tǒng)進行評價，以求改進。可以組織一個小組，小組中的每個成員都可以評價和批評他們在完成分配工作中的表現(xiàn)。最好是要求大家用書面形式把意見寫出來，然后召開一個短會對這些書面意見進行討論。
為了做好分配工作系統(tǒng)的評價工作，需要解決這樣一些問題：工作是否按期完成?工作的目標是否達到?下屬是否創(chuàng)造出了完成工作的新方法?他們是否從工作中學到了一些新東西或得到了某種益處?把這些問題作為評價分配系統(tǒng)工作情況的基礎，邀請下屬進行評論。實踐證明，最準確的評價和最要害的批評往往來自下屬。因為他們是任務的執(zhí)行者，對評價分配工作系統(tǒng)要比管理者更有發(fā)言權。
評價過程中的一個重要方面是要實行獎勵。怎樣獎勵一個工作做得好的助手?許多情況下，管理者“獎勵”給下屬的往往是更多更重要的工作.因為事實證明他能干，為什么不讓能干的人做更多更重要的工作呢?這種想法和做法從道理上講無可非議，但實際上卻有點濫用職權，如果一個有才能有責任心的下屬覺得他工作成功的獎賞只是更多的工作負擔，特別是當他所做的工作是其他人的兩倍而報酬卻沒有相應增加時，他便很難受到促進。
尊敬和賦予新的工作責任是對下屬的獎勵，但一味地加重工作負但則不在此列。即使你從內(nèi)心里認為對下屬的信賴是一種極大的獎賞和促進，也不行，比較好的辦法是，向他們透**個人的事情，如你與上司的問題。你對其他有關工作的的反對意見、批評和評論等。這類內(nèi)部信息表明你對他的真正信任和尊敬，會鼓勵他更有效地工作。
